Thaisignup-news

5 เทคนิคการเขียนอีเมล์ทางการให้มีประสิทธิภาพ

ลิงก์ผู้สนับสนุน

5 เทคนิคการเขียนอีเมล์ทางการให้มีประสิทธิภาพ

หลายๆคนเวลาที่ต้องเขียนอีเมล์ที่เป็นทางการ มักมีปัญหาในการเขียน บ้างก็ไม่รู้จะเริ่มต้นยังไง ใช้สรรพนามแบบไหนดี หรือจะเขียนยังไงให้ไม่เยิ่นเย้อ วันนี้เรามี 5 เทคนิคง่ายๆ สำหรับการเขียนอีเมล์ทางการมาฝาก

  1. หัวข้ออีเมล์ต้องสื่อความหมายชัดเจน
    Subject หรือหัวข้ออีเมล์เป็นส่วนสำคัญที่สุดที่ต้องสื่อให้ชัดเจน เพราะหากเราเขียนกำกวม หรือไม่สื่อว่าอีเมล์นั้นเกี่ยวกับอะไร ผู้รับอาจจะไม่เปิดอีเมล์เราอ่านเลยก็ได้ เช่น หากเรากำลังเขียนอีเมล์สมัครงาน ก็เขียนหัวข้อเรื่องไปเลยว่า “สมัครงานตำแหน่ง xxx” ไม่ใช่เขียนแค่ “สวัสดีค่ะ” “สวัสดีครับ” เพราะ HR ที่กำลังสแกนหาอีเมล์สมัครงานอยู่ เค้าอาจจะคิดว่าคุณเขียนอีเมล์ติดต่อเรื่องอื่น และไม่เปิดดูเลย ทำให้คุณพลาดโอกาสที่จะเข้าไปสัมภาษณ์งานนั้นไปเลยก็ได้
  2. อย่าลืมแนะนำตัวเอง
    หากคุณกำลังติดต่องานสำคัญ หรือส่งอีเมล์หาบริษัทขนาดใหญ่ที่มีผู้คนติดต่อเป็นจำนวนมาก ต้องอย่าลืมแนะนำตัวเองด้วย เพื่อให้การดำเนินการไม่ล่าช้า และผู้รับอีเมล์มั่นใจว่ากำลังสื่อสารถูกคน การแนะนำตัวไม่จำเป็นต้องยาวมาก อาจจะแค่ “สวัสดีค่ะ ดิฉันชื่อ xxx xxx ตำแหน่ง xxx จากบริษัท xxx ต้องการติดต่อ…” ก็เพียงพอแล้ว
  3. เนื้อหาต้องชัดเจน
    จุดประสงค์ของอีเมล์นั้นคืออะไร เขียนตอบรับการเชิญชวน? เขียนขออภัยในความผิดพลาด? หรือขอให้ผู้รับทำอะไรสักอย่างหนึ่งให้คุณ?
    ไม่ว่าจุดประสงค์ของอีเมล์ของคุณคืออะไร คุณต้องเขียนให้ชัดเจน ไม่กำกวม และไม่ควรเยิ่นเย้อจนเกินไป เพราะสิ่งสำคัญในการสื่อสารทางอีเมล์ก็คือความรวดเร็ว แต่ก็ไม่ควรรีบจนเกินไปจนลืมตรวจการสะกดและความเรียบร้อยของอีเมล์ให้ดีด้วย
  4. พยายามไม่แนบไฟล์
    หากคุณต้องการส่งเนื้อหาที่มีเนื้อหาไม่เยอะมาก พยายามอย่าแนบไฟล์ แต่คัดลอกลงไปในอีเมล์เลยจะดีกว่า เพราะบางทีผู้รับอาจจะไม่มีโปรแกรมสำหรับดูไฟล์นั้น ทำให้ต้องเสียเวลายุ่งยากดาวน์โหลดโปรแกรมนั้นอีก ละเสียเวลาในการสื่อสารไป และหากไฟล์ของคุณมีไวรัสอยู่ด้วย ก็อาจจะทำให้คอมพิวเตอร์ของผู้รับติดไวรัสไปด้วย ซึ่งไม่เป็นผลดีอย่างแน่นอน
  5. ตอบกลับทันที
    อีเมล์ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อความรวดเร็วในการสื่อสาร ดังนั้น การตอบกลับอีเมล์ก็ควรรวดเร็วด้วยเช่นกัน การตอบกลับอีเมล์ทันทีที่คุณทำได้ ยังแสดงให้เห็นถึงความสนใจต่อผู้ที่คุณโต้ตอบอีเมล์อยู่ด้วย ซึ่งหากคนคนนั้นคือลูกค้าของคุณด้วยล่ะก็ การตอบกลับอีเมล์อย่างรวดเร็วทำให้ลูกค้าของคุณไม่หนีไปไหนแน่นอน

อ้างอิงจาก: Email Tips: Top 10 Strategies for Writing Effective Email

ภาพจาก: 5 ways to send the most relevant emails to your recipients

Comments

comments

admin

Share
Published by
admin

Recent Posts

วิธีสมัคร Twitter (X) 2024 สำหรับมือใหม่ สมัครง่ายไม่ถึง 1 นาที

ถึงแม้จะมีการเปิดให้บริการมาอย่างยาวนานแล้ว นับตั้งแต่ปี 2549 และเป็นสื่อเครือข่ายออนไลน์ที่เป็นที่นิยมมากในต่างประเทศ รวมไปถึงช่วง 10 ปีหลังมานี้คนไทยก็ให้ความนิยมหันมาเล่น twitter กันมากขึ้น ทำให้มีผู้ใช้ที่ลงทะเบียนเข้าใช้มากกว่า 500 ล้านคนในปี พ.ศ. 2555 จนมาถึงปัจจุบันเรียกได้ว่า twitter เป็นสื่อเครือข่ายออนไลน์ 1 ใน…

3 months ago

สมัคร Instagram สมัครไอจี วิธีลงทะเบียน IG แชร์เรื่องราวดีๆ บนพื้นที่ของคุณ

อินสตาแกรม (Instagram) หรือเรียกย่อๆ ว่า IG เป็นหนึ่งในเครือข่ายสังคม (social) ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดอีกอย่างหนึ่ง เป็นโปรแกรมที่ไว้ให้เราบันทึกความทรงจำในรูปแบบของรูปภาพ และวิดีโอสั้นๆ รวมไปถึงการถ่ายทอดสดกิจกรรมต่างๆ ของคุณได้อย่างสะดวกสบาย Instagram ได้เปิดครั้งแรกเมื่อเดือนตุลาคม พ.ศ.…

4 months ago

ลืมรหัสผ่าน Gmail กู้รหัสอีเมล ต้องทำอย่างไร?

Gmail เป็นสิ่งสำคัญในการใช้บริการต่างๆของ Google ไม่ว่าจะเป็นการใช้บริการ Google Play หรือ Google Drive ต่างต้องลงชื่อเข้าใช้ Gmail ให้ได้ก่อนหลายคนคงเคยประสบปัญหาจำชื่อหรือรหัสผ่าน gmail ไม่ได้แต่ไม่รู้ต้องทำอย่างไรจึงจะสามารถเข้าใช้ Gmail…

4 months ago

Outlook เพิ่มฟีเจอร์ใหม่สำหรับคนใช้ Mac ให้เหมือนกับ Office 365

Outlook เพิ่มฟีเจอร์ใหม่สำหรับคนใช้ Mac ให้เหมือนกับ Office 365 สำหรับคนที่ใช้ Mac ตอนนี้ถึงเวลาอัพเกรดแอพ Outlook for Mac แล้วค่ะ เพราะ Outlook…

4 months ago

วิธีสมัคร Facebook บนมือถือ 2024 สมัครง่าย ๆ เพียงมีอีเมลหรือเบอร์โทรศัพท์

เฟสบุ๊ค เป็นเว็บไซต์ที่ให้บริการเครือค่ายสังคมออนไลน์ที่ได้รับความนิยมทั่วโลก ซึ่งการใช้งาน Facebook จำเป็นต้องมีบัญชีผู้ใช้เสียก่อน ในช่วงแรกการสมัครบัญชี Facebook สามารถสมัครได้บน PC เท่านั้นแต่ ปัจจุบันการสมัคร Facebook ไม่จำเป็นต้องสมัครบน PC เสมอไป…

4 months ago

วิธีสมัคร Gmail ไม่ใช้เบอร์ อัปเดตล่าสุด 2024 สมัครง่ายๆใน 3 ขั้นตอน

อีกหนึ่งวิธีง่ายๆ ในการ สมัคร Email ที่ทำได้ด้วยตัวเองเพียง 3 ขั้นตอนในการสมัครนั้นคือ "สมัคร Gmail ไม่ใช้เบอร์" ไม่ต้องใส่รหัสให้วุ่นวายใช้งานอีเมลได้เต็มระบบปกติ มาดูวิธีการสมัครได้เลย 1. เข้าไปที่ https://accounts.google.com…

4 months ago

This website uses cookies.